Veri İşleme Eki

1. Rol dağılımı

• Veri sorumlusu: Müşteri işletme. Verinin hangi amaçla ve nasıl işleneceğine o karar verir; arayanlara karşı aydınlatma yükümlülüğü ona aittir.
• Veri işleyen: CallWisey. Verileri yalnızca Müşteri'nin talimatı ve bu Ek kapsamında işler.

CallWisey, işlenen verileri kendi amaçları için kullanmaz; başka müşterilere satmaz, devretmez ve yapay zekâ modeli eğitiminde kullanmaz.

2. İşlemenin konusu, niteliği, amacı ve süresi

• Konu: Müşteri'nin telefon hattına gelen çağrıların yapay zekâ asistanı tarafından karşılanması.
• Nitelik: ses kaydı, konuşmanın yazıya çevrilmesi, özetlenmesi, saklanması ve Müşteri'ye iletilmesi.
• Amaç: çağrının karşılanması, talebin/randevunun kaydı, hizmet kalitesi ve ispat.
• Süre: Hizmet Sözleşmesi süresince; sona erdikten sonra 9. maddedeki silme süreleri uygulanır.

3. Veri kategorileri ve ilgili kişi grupları

• İlgili kişiler: Müşteri'nin hattını arayan kişiler (mevcut ve potansiyel müşteriler, tedarikçiler).
• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, telefon numarası.
• İşlem bilgisi: çağrı tarihi/saati/süresi, talep, randevu veya sipariş içeriği.
• Ses ve metin: görüşmenin ses kaydı ve yazıya dökülmüş hâli.

Sistem özel nitelikli veri talep etmez. Sağlık gibi özel nitelikli verilerin görüşmede geçmesi muhtemel sektörlerde (klinik, medikal), Müşteri bu veriler bakımından KVKK m.6'daki ek şartları sağlamakla yükümlüdür; CallWisey talep hâlinde kayıt süresini kısaltır veya ses kaydını kapatır.

4. CallWisey'in yükümlülükleri

• Verileri yalnızca Müşteri'nin talimatı doğrultusunda işler; talimat hukuka aykırıysa bunu bildirir ve uygulamaz.
• Verilere erişen personelin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar; erişimi görev gereğiyle sınırlar.
• 5. maddedeki teknik ve idari tedbirleri alır ve sürdürür.
• Müşteri'nin ilgili kişi taleplerini karşılamasına destek olur (7. madde).
• Veri ihlalini gecikmeksizin bildirir (8. madde).
• Alt işleyen değişikliklerini önceden duyurur (6. madde).

5. Teknik ve idari tedbirler

• Aktarım sırasında TLS şifrelemesi, veritabanında satır düzeyinde erişim denetimi (RLS).
• Yönetim uçlarında kimlik doğrulama; yetkisiz erişimin engellenmesi.
• Panel erişiminin Müşteri kullanıcılarıyla sınırlandırılması — bir müşteri diğerinin verisini göremez.
• Sistem hatalarının izlenmesi ve kayıt altına alınması.
• Güvenlik açığı bildirimlerinin değerlendirilmesi ve düzeltmelerin uygulanması.
• Yedekleme ve geri dönüş prosedürü.

6. Alt veri işleyenler

Hizmet, aşağıdaki sağlayıcıların altyapısı kullanılarak sunulur. Müşteri, sözleşmeyi kabul etmekle bu alt işleyenlerin kullanılmasına onay vermiş sayılır.

Yeni bir alt işleyen eklenmesi hâlinde Müşteri en az 30 gün önce bilgilendirilir. Müşteri haklı gerekçeyle itiraz ederse ve alternatif bulunamazsa, sözleşmeyi tazminatsız feshedebilir.

7. Yurt dışına aktarım

Konuşmanın yazıya çevrilmesi, yanıtın üretilmesi ve sese dönüştürülmesi teknik olarak yurt dışındaki sağlayıcılar üzerinden gerçekleşir. Bu aktarım KVKK m.9 çerçevesinde, hizmetin ifası için zorunlu olduğu ölçüde ve sağlayıcılarla akdedilen sözleşmesel güvenceler (standart sözleşme hükümleri / taahhütname) ile yapılır.

Aktarımın kapsamını daraltmak isteyen Müşteri için ses kaydının saklanmaması veya kayıt süresinin kısaltılması yapılandırılabilir.

8. İlgili kişi taleplerine destek

Bir arayan doğrudan CallWisey'e başvurursa, talep 3 iş günüiçinde Müşteri'ye iletilir; cevabı Müşteri verir. CallWisey, kendi sistemlerindeki verinin bulunması, düzeltilmesi, dışa aktarılması veya silinmesi işlemlerini Müşteri'nin talimatıyla 7 gün içinde yerine getirir.

9. Veri ihlali bildirimi

CallWisey, verilerin hukuka aykırı olarak erişildiğini öğrendiği andan itibaren en geç 24 saatiçinde Müşteri'ye bildirir. Bildirim; ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini, tahmini kişi sayısını, olası sonuçlarını ve alınan önlemleri içerir.

Kurul'a ve ilgili kişilere 72 saatiçinde bildirim yapma yükümlülüğü veri sorumlusu sıfatıyla Müşteri'ye aittir; CallWisey bu süreçte gerekli tüm bilgi ve belgeyi sağlar.

10. Saklama ve silme

• Ses kayıtları ve dökümler: 1 yıl (Müşteri daha kısa süre belirlerse o uygulanır).
• Çağrı üstverisi ve talep kayıtları: sözleşme süresince.
• Sözleşme sona erdiğinde veriler talep üzerine 30 gün içinde dışa aktarılarak Müşteri'ye teslim edilir.
• Teslimden sonra veya talep yoksa 60 gün içinde silinir ya da geri döndürülemez şekilde anonim hâle getirilir. Yedeklerdeki kopyalar yedek döngüsü içinde silinir.

11. Denetim

Müşteri, yılda bir kez ve makul bildirimle, bu Ek'teki yükümlülüklerin yerine getirildiğine dair bilgi ve belge talep edebilir. Talep, hizmetin işleyişini aksatmayacak biçimde ve diğer müşterilerin verilerine erişim doğurmayacak şekilde karşılanır.

12. Yürürlük

Bu Ek, Hizmet Sözleşmesi ile birlikte yürürlüğe girer ve verilerin silinmesi tamamlanana kadar geçerliliğini korur. Ek ile Hizmet Sözleşmesi arasında kişisel verilere ilişkin bir çelişki olursa bu Ek üstün tutulur.

Soru ve talepler: info@callwisey.com